Положення про Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу
МІНІСТЕРСТВО
ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр енергетики та вугільної промисловості України
І. Насалик
«___» _____________ 2017 р.
П О Л О Ж Е Н Н Я
про Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу
м. Київ
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу (далі – Управління) є самостійним структурним підрозділом апарату Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі – Міністерство).
Управління безпосередньо підпорядковується Державному секретарю Міністерства.
Структура та штат Управління встановлюються штатним розписом Міністерства.
До складу Управління входять два відділи:
- відділ контролю виконавської дисципліни;
- відділ забезпечення документообігу.
Управління у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, Положенням про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України, Інструкцією з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України та цим Положенням.
Управління має свою печатку та бланк.
ІІ. ЗАВДАННЯ УПРАВЛІННЯ
Основними завданнями Управління є:
забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації, організації роботи з документами, побудови інформаційно-пошукових систем, підготовки документів на архівне зберігання відповідно до чинних правил;
розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в Міністерстві, його структурних підрозділах;
здійснення контролю за:
- виконанням актів законодавства, доручень вищих органів виконавчої влади, наказів і доручень керівництва Міністерства;
- погодженням проектів нормативно-правових актів у строки, передбачені Регламентом Кабінету Міністрів України;
- виконанням завдань, визначених протоколами апаратних нарад під головуванням керівництва Міністерства;
- своєчасним розглядом депутатських запитів і звернень відповідно до вимог Закону України «Про статус народного депутата України», адвокатських запитів та запитів правоохоронних органів;
- вчасністю підготовки проектів експертних висновків до законопроектів (пропозицій до них);
- підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань документообігу та стану виконання контрольних завдань;
впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій;
Не допускається покладання на Управління обов’язків, не передбачених цим Положенням.
ІІІ. ФУНКЦІЇ УПРАВЛІННЯ
Управління відповідно до покладених на нього завдань виконує такі функції:
забезпечує розробку Інструкцій Міністерства з діловодства;
забезпечує розробку номенклатури справ Міністерства;
організовує методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства;
забезпечує прийом та реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції;
забезпечує прийом, реєстрацію, контроль за веденням обліку, зберіганням та використанням документів з грифом «Для службового користування» в Міненерговугілля;
забезпечує передачу зареєстрованої документації на розгляд керівництву та у структурні підрозділи на виконання у відповідності з резолюцією керівництва;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у Міністерстві;
здійснює оперативний пошук і видачу інформації по документах;
забезпечує ведення обліку контрольних завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, дорученнями вищих органів державної влади, наказами і дорученнями керівництва Міністерства, протоколами апаратних нарад, а також запитів і звернень народних депутатів України, адвокатських запитів та запитів правоохоронних органів;
здійснює перевірку стану виконання структурними підрозділами, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Міністерства, завдань, контроль за якими покладено на Управління;
забезпечує надання інформаційних матеріалів структурним підрозділам, підприємствам, установам та організаціям, що належать до сфери управління Міністерства щодо строків виконання завдань, що контролюються вищими органами виконавчої влади;
забезпечує підготовку аналітичних та інформаційних матеріалів для керівництва Міністерства про хід виконання завдань, контроль за якими покладено на Управління, та вносить пропозиції про притягнення до відповідальності працівників структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, за їх невиконання або неналежне виконання;
здійснює розробку заходів, що направлені на удосконалення діловодства в Міністерстві;
організовує роботу з формування документів на відправку та забезпечує відправлення вихідної кореспонденції Міністерства;
завіряє копії документації, створеної в Міненерговугілля;
організовує проведення експертизи цінності документів і складання актів на знищення документів тимчасового зберігання;
організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;
організовує формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архіву;
забезпечує взаємодію з групою архівного обслуговування служби діловодства ВП «Укренергосервіс» ДП НЕК «Укренерго»;
організовує підготовку проектів наказів Міністерства з принципових питань, що відносяться до компетенції Управління;
виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.
IV. ПРАВА УПРАВЛІННЯ
Управління має право:
вимагати від працівників центрального апарату Міністерства дотримання встановлених правил роботи з документами;
співпрацювати із структурними підрозділами у рамках здійснення повноважень, покладених на Управління;
одержувати у встановленому порядку від структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, відомості, необхідні для роботи Управління;
брати участь у нарадах та інших заходах, скликати в установленому порядку відомчі наради з питань, що належать до його компетенції;
за дорученням керівництва представляти Міненерговугілля в інших державних органах, підприємствах, установах і організаціях з питань, що належать до компетенції Управління;
залучати працівників структурних підрозділів центрального апарату Міністерства до участі у підготовці проектів документів для керівництва Міненерговугілля;
визначати завдання, спрямовані на впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій;
вносити керівництву Міненерговугілля пропозиції з питань удосконалення структури та роботи Управління, заходів щодо заохочення.
V. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ УПРАВЛІННЯ
Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником державної служби Міністерства у порядку, передбаченому чинним законодавством України.
На посаду начальника Управління призначається особа з вищою освітою, яка вільно володіє державною мовою та якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра. Досвід роботи на посадах державної служби категорії «Б» чи «В» або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.
Начальник Управління безпосередньо підпорядковується Державному секретарю, йому підпорядковані:
відділ контролю виконавської дисципліни;
відділ забезпечення документообігу.
На період відсутності начальника Управління у зв’язку з відпусткою, хворобою або іншими причинами, виконання його обов’язків покладається на заступника начальника Управління – начальника відділу забезпечення документообігу.
Начальник Управління:
організовує, спрямовує роботу Управління та виконання покладених на нього завдань і функцій;
здійснює керівництво діяльністю Управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань;
вносить керівництву Міністерства пропозиції щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності його працівників;
організовує розробку і здійснення заходів щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи Управління;
виконує інші завдання, покладені на нього керівництвом Міністерства;
забезпечує дотримання працівниками Управління вимог законів України
«Про державну службу», «Про запобігання корупції»;
забезпечує додержання працівниками Управління правил внутрішнього службового розпорядку, а також вживає передбачені Законом України «Про запобігання корупції» заходи для запобігання та врегулювання конфлікту інтересів у діяльності підлеглих осіб;
забезпечує оцінку корупційних ризиків у діяльності Управління, виявляє причини, що їх породжують та умови, що їм сприяють;
невідкладно інформує Міністра та Сектор з питань запобігання корупції про випадки виявлення корупційних порушень чи правопорушень, пов’язаних з корупцією вчинених працівниками Управління.
VIІ. Взаємовідносини з іншими підрозділами
Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління Міністерства, а також із структурними підрозділами з контролю та документообігу інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій.
VІII. Відповідальність
Начальник Управління несе особисту відповідальність перед керівництвом Міністерства за трудову та виконавську дисципліну працівників Управління, виконання ними своїх посадових обов’язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці та пожежної безпеки.
Працівники Управління несуть відповідальність перед керівництвом Управління та Міністерства за неякісне, несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих ним прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.
За невиконання або неналежне виконання функціональних обов’язків, передбачених законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», Правилами етичної поведінки державних службовців, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.2016 № 65, цим Положенням, положенням про відповідні відділи та посадовими інструкціями, посадові особи та працівники Управління несуть відповідальність в установленому законодавством порядку.
Начальник Управління контролю
виконавської дисципліни та документообігу А. Пріхно
Лист погодження:
«Положення про Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу»
Підготовлено: Управління контролю виконавської дисципліни на документообігу
___________________________ А. Пріхно
Погоджено: В. о. державного секретаря – директор Департаменту забезпечення комунікацій та організаційної роботи
___________________________ Ю. Підкоморна
Департамент правового забезпечення
___________________________ Т. Максимець
Управління по роботі з персоналом
___________________________ І. Ковальова
Сектор з питань запобігання та виявлення корупції
___________________________ Р. Гекалюк
Сектор режимно-секретної роботи
___________________________ В. Малахов
Виконавець: начальник Управління контролю виконавської дисципліни та документообігу
___________________________ А. Пріхно
тел. 206-36-84
